E-mail, posta scansionata, WhatsApp, messaggi vocali e telefonate entrano in un'unica coda. arteLEX legge ogni documento, riconosce a quale incarto appartiene e lo archivia nel fascicolo — da solo quando è certo, con una proposta da confermare quando non lo è. Intorno: incarti, rubrica, archivio degli originali, contabilità e fatturazione, su infrastruttura di nostra proprietà in Svizzera.
Una sentenza per raccomandata, un allegato via e-mail, la foto di un contratto su WhatsApp, una telefonata del cliente. Ognuno finisce in un posto diverso, e qualcuno deve ricordarsi di riunirli. Il rischio non è la mancanza di informazioni: è che siano sparse.
Il riconoscimento procede a cascata e si ferma al primo livello che basta. Più la rubrica e gli incarti sono completi, più documenti si archiviano da soli.
Il numero di ruolo o d'incarto già registrato compare nel testo: corrispondenza certa, ci si ferma qui.
Parti, oggetto, mappale, autorità: ogni elemento pesa, e due elementi diversi valgono più di uno ripetuto.
Interviene solo se i segnali non bastano o due incarti sono troppo vicini. Se concorda con i segnali, la confidenza sale.
Le soglie sono impostabili dallo studio. Il nome del patrocinatore pesa poco di proposito: compare in tutti gli incarti, quindi non ne identifica nessuno.
Dalla busta che arriva in segreteria alla fattura al cliente, ogni passaggio lascia traccia nello stesso posto.
E-mail, scanner, WhatsApp e centralino in un'unica coda di smistamento, con anteprima e testo riconosciuto.
Si incolla l'intestazione del ricorso o si carica il PDF: l'AI ne ricava parti, patrocinatori, oggetto e autorità.
Clienti, controparti, autorità, periti, testimoni e patrocinatori. Lo stesso contatto vale in tutti gli incarti; i doppioni vengono segnalati.
La copia archiviata porta il suo codice. Una fotocopia ristampata viene riconosciuta come tale, non come documento nuovo.
Un documento che torna con annotazioni, timbri o firme viene confrontato pagina per pagina con quello archiviato.
Ogni documento passa dall'OCR: si cerca nel contenuto di tutta la posta e di tutti i fascicoli, non solo nei nomi dei file.
Scatole, posizioni, uscite e rientri tracciati via RFID. Un originale presso l'autorità resta sotto controllo.
Partita doppia, IVA, debitori e creditori, fatture con QR-bill svizzera. Nello stesso sistema degli incarti.
Permessi per funzione e per persona, registro di ogni attività. In italiano, tedesco, francese e inglese.
I modelli lavorano sui documenti dello studio, sulla nostra infrastruttura in Svizzera. Ogni proposta mostra su cosa si basa, e niente viene scritto finché qualcuno non conferma quando il sistema non è certo.
Dall'intestazione di un ricorso o di un atto introduttivo l'AI ricava le parti e i loro patrocinatori, l'oggetto, il mappale e l'autorità. Le parti diventano contatti veri della rubrica — se esistono già, vengono collegate invece di essere duplicate.
Quando riferimenti e impronta dell'incarto non bastano, l'AI legge il documento e propone l'incarto più probabile, con l'indice di riconoscimento e gli elementi su cui si basa.
I messaggi vocali di WhatsApp e le registrazioni del centralino diventano testo, ricercabile e collegato all'incarto come qualsiasi altro documento.
Ogni documento fisico riceve un'etichetta RFID, ogni scatola la sua. Si appoggia la scatola sul lettore e arteLEX sa cosa contiene: cosa c'è, cosa manca, cosa non dovrebbe essere lì.
La scatola torna al suo posto. Quello che il lettore vede è dove sono i documenti.
Si sa cosa è uscito dallo studio, con chi e quando. Al rientro, ciò che non risponde non è tornato.
Un originale depositato resta registrato: dove si trova, da quando, chi lo segue.
Una verifica che registra ciò che vede senza spostare nulla, quando serve.
Si parte con un solo lettore da scrivania, che funziona come una tastiera: basta per etichettare e cercare. L'inventario dell'intera scatola si aggiunge dopo, senza cambiare nulla del lavoro già fatto.
Una contabilità vera, non un'esportazione verso un altro programma. Ciò che è contabilizzato non si cancella: si storna, e lo storno resta nel giornale.
arteLEX gira sul cloud privato aqumo, su hardware di nostra proprietà in Svizzera. Non c'è un fornitore cloud estero tra voi e i vostri fascicoli: sappiamo dove si trova ogni byte, e lo potete sapere anche voi.
Infrastruttura di proprietà, diritto svizzero, nessun hyperscaler estero.
arteLEX legge la posta senza modificarla: nessun messaggio viene segnato come letto alle spalle di un avvocato.
Profili per funzione, eccezioni per singola persona, sessioni attive sotto controllo.
Chi ha fatto cosa, quando. Un documento scartato non sparisce: resta registrato con il motivo.
Come arriva oggi la posta allo studio, chi la smista, dove finisce.
Caselle e-mail, scanner, WhatsApp e centralino entrano nella coda.
Gli incarti aperti e i loro contatti: da qui nasce il riconoscimento.
Etichettatura dell'archivio, quando lo studio è pronto.
Un'ora per capire come arriva oggi la corrispondenza allo studio e mostrarvi arteLEX sui vostri flussi — non su un esempio di fantasia.